Warum Prozessanwälte keine eDiscovery-Software kaufen – und warum sie damit nicht ganz unrecht haben

Es gibt eine Frage, die in Legal-Tech-Kreisen immer wieder auftaucht: Warum zögern dieselben Kanzleien, die bereitwillig für Transaktionssoftware bezahlen, bei Prozess- und eDiscovery-Tools?

Die übliche Antwort lautet, dass Prozessanwälte konservativ sind. Veränderungen gegenüber träge. Hinter der Zeit zurück.

Diese Antwort ist falsch, und das sollte man auch offen aussprechen – denn solange Anbieter nicht verstehen, warum Prozessanwälte zögern, werden sie weiterhin Tools entwickeln, die Anwälte aus gutem Grund ignorieren.

Der skeptische Prozessanwalt ist nicht hinter der Zeit zurück. In den meisten Fällen argumentiert er aus seiner Position heraus völlig korrekt. Hier ist das stärkste Gegenargument.

Einwand eins: Die Ausgaben für Rechtsstreitigkeiten sind episodisch, nicht kontinuierlich

Transaktionsarbeit ist ein kontinuierlicher Fluss. Deals werden jeden Monat abgeschlossen, Verträge jede Woche entworfen, und jedes Tool, das Zeit bei einem wiederkehrenden Prozess einspart, macht sich nach einem Zeitplan bezahlt, den man im Budget einplanen kann.

Ein Rechtsstreit ist eine Spitze. Ein Fall geht ein, beansprucht acht Monate lang die gesamte Aufmerksamkeit und endet dann. Der nächste Fall sieht vielleicht völlig anders aus – andere Datentypen, andere Volumina, eine andere Gegenpartei, ein anderes Gericht.

Die meiste Software ist preislich und konzeptionell auf den kontinuierlichen Fluss ausgelegt: Jahreslizenzen, Abonnements pro Benutzer, Workflows, die davon ausgehen, dass Sie im nächsten Quartal dasselbe tun werden. Wenn Sie einen Prozessanwalt bitten, sich für einen unvorhersehbar auftretenden und ebenso unvorhersehbar endenden Bedarf für ein Jahr vertraglich an eine Lizenz zu binden, ist sein Zögern keine Technologiefeindlichkeit. Es ist reine Arithmetik.

Einwand zwei: Niemand hat Zeit, sich in dem Moment darum zu kümmern, in dem es darauf ankommt

Hier liegt das grausame Timing-Problem im Herzen von Prozesssoftware.

Wenn ein Prozessanwalt keinen großen Fall hat, sind eDiscovery-Tools das am wenigsten dringliche Thema auf seinem Schreibtisch. Wenn er jedoch einen großen Fall hat – 400.000 Dokumente, eine 60-Tage-Frist, ein Mandant, der bereits wegen der Kosten besorgt ist –, ist es plötzlich das absolut Dringlichste, und es bleibt genau null Zeit, irgendetwas zu evaluieren.

Das Zeitfenster für eine Evaluierung öffnet sich also nie. Tools werden unter Zeitdruck ausgewählt. Das bedeutet, dass Prozessanwälte standardmäßig auf das zurückgreifen, was sie beim letzten Mal verwendet haben, was ihr Dienstleister nutzt oder was ein panisches Demowochenende übersteht. Nichts davon schafft das fundierte Vertrauen, das Transaktionsanwälte im Laufe von Monaten risikoarmer Nutzung zu ihren Tools aufbauen können.

Jeder Anbieter, der von einem Prozessanwalt erwartet, „die Plattform ausgiebig zu testen“, fordert Aufmerksamkeit ein, die strukturell einfach nicht vorhanden ist.

Einwand drei: Die Gegenseite versucht, Ihren Prozess zu sabotieren

Dies ist der Einwand, der den größten Respekt verdient, da es sich um den einzigen handelt, bei dem es überhaupt nicht um Bequemlichkeit geht.

Transaktionsanwälte arbeiten in einem kooperativen Rahmen. Beide Seiten wollen den Deal abschließen. Prozessanwälte arbeiten in einem gegnerischen Rahmen – und das verändert die Bedeutung von „Risiko“ grundlegend. Jedes Tool im Workflow ist ein potenzielles Thema für eine Zeugenbefragung. Jede Verarbeitungsentscheidung muss möglicherweise eines Tages vor einem Richter verteidigt werden. Die gegnerische Partei sitzt nicht nur am Tisch; sie sucht aktiv nach der Schwachstelle im Anwaltsgeheimnis, in der lückenlosen Nachweiskette oder in der Prüfungsmethode.

Deshalb ist „einfach mal damit experimentieren“ bei eDiscovery ein absolutes Tabu. Experimentieren ist genau das Gegenteil von einem rechtssicheren Prozess. Das ist auch der Grund, warum Open-Source- und verbraucherorientierte KI-Tools in Gerichtsverfahren so gut wie gar nicht zum Einsatz kommen, egal wie leistungsfähig sie sind: Niemand möchte der Präzedenzfall sein. Die Rechtsprechung zu KI-Fehltritten ist zwar noch überschaubar, aber jeder Anwalt kennt ein warnendes Beispiel, und niemand möchte das nächste sein.

Zählt man die ungeklärten Fragen hinzu – besteht beim Senden von Mandantendokumenten an einen KI-Anbieter das Risiko, dass das Anwaltsgeheimnis verletzt wird? Löst eine garantierte sofortige Datenlöschung tatsächlich das Problem der geschützten Arbeitsergebnisse? –, wirkt Vorsicht nicht mehr wie eine Charaktereigenschaft. Sie ist eine Berufspflicht.

Was würde also die Anforderungen tatsächlich erfüllen?

Wenn man diese Einwände ernst nimmt, anstatt zu versuchen, sie den Prozessanwälten auszureden, sind sie keine Gründe mehr, KI zu meiden, sondern werden zu einer Spezifikation. Ein für Prozesse geeignetes Tool muss Antworten auf alle drei liefern.

Es darf keine neue Plattform voraussetzen. Da kein Zeitfenster für eine Evaluierung vorhanden ist, muss das Tool in der Umgebung laufen, der das Team bereits vertraut und die es bereits zu verteidigen weiß – nicht daneben, nicht stattdessen. Wenn die Einführung bedeutet, dass Daten mitten im Verfahren migriert oder ein Prüfungsteam neu geschult werden müssen, hat das Tool den Timing-Test bereits nicht bestanden.

Es muss zu den Ausgabenstrukturen von Rechtsstreitigkeiten passen. Episodische Arbeit benötigt Werkzeuge, die sich bei Spitzenbelastungen hochskalieren lassen und zwischen den Verfahren keine unnötigen Kosten verursachen.

Es muss von Grund auf rechtssicher konzipiert sein. Das bedeutet ein dokumentierter, wiederholbarer Prozess. Menschliche Validierung muss in den Workflow integriert sein, statt nachträglich aufgesetzt zu werden. Klare Antworten – schriftlich und in verständlicher Sprache – darüber, wo Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann, ob Daten gespeichert werden und was passiert, wenn die Gegenseite danach fragt. Wenn ein Anbieter Ihnen nicht den Absatz liefern kann, den Sie in eine eidesstattliche Erklärung aufnehmen würden, suchen Sie weiter.

Es muss sich zuerst an einem risikoarmen Teilbereich beweisen. Kein Prozessanwalt sollte ein ungetestetes Tool über eine gesamte Prüfung laufen lassen. Ein seriöses Tool ermöglicht es Ihnen, es an einer Stichprobe zu validieren – im Vergleich zu menschlichen Codierungen bei Dokumenten, die Sie bereits kennen –, bevor es mit sensiblen Daten in Berührung kommt.

Wo Claira ins Spiel kommt

Wir haben Claira genau nach diesen Spezifikationen entwickelt, nicht trotz ihnen.

Claira läuft innerhalb von Nuix, der Plattform, die viele Prozessteams bereits nutzen und zu verteidigen wissen – es gibt keine neue Umgebung zu evaluieren, keine Migration zu planen. Es ist für den Verlauf realer Verfahren konzipiert: Es skaliert bei Spitzenbelastungen, anstatt von einem kontinuierlichen Fluss auszugehen. Jede Codierungsentscheidung wird zusammen mit ihrer Begründung aufgezeichnet, sodass der Prozess standardmäßig dokumentiert und wiederholbar ist. Die Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle und werden in Kanada verarbeitet, mit schriftlich garantierten Löschfristen. Und der Standardweg für den Einstieg ist genau der oben beschriebene Validierungspfad: Lassen Sie es für eine Stichprobe im Vergleich zu den Entscheidungen Ihrer eigenen Prüfer laufen, messen Sie die Übereinstimmung und entscheiden Sie erst dann, welche Rolle es im Verfahren einnimmt.

Nichts davon bringt die Skepsis zum Verschwinden. Das soll es auch nicht. Es soll ihr standhalten.

Fazit

Prozessanwälte misstrauen Software nicht, weil sie sie nicht verstehen. Sie misstrauen ihr, weil ihre Wirtschaftlichkeit episodisch ist, ihre Aufmerksamkeit strukturell knapp ist und ihre Arbeit in einer Weise konfrontativ ist, die Experimente ernsthaft gefährlich macht.

Die richtige Antwort darauf ist kein besseres Marketing. Es sind Tools, die sich an einem Nachmittag einführen lassen, deren Preise auf Auslastungsspitzen ausgelegt sind und die sich unter Eid verteidigen lassen. Das ist der Maßstab. Und das ist auch gut so.