Wie verwalten Sie einen eDiscovery-Workflow?

Bei der Verwaltung eines eDiscovery-Workflows geht es vor allem darum, eine Abfolge von Übergaben sichtbar und wiederholbar zu machen. Die Phasen selbst sind etabliert – das EDRM-Referenzmodell unterteilt sie in Identifizierung, Aufbewahrung, Erfassung, Verarbeitung, Überprüfung und Analyse sowie Produktion. Die meisten Probleme entstehen jedoch in den Lücken zwischen den einzelnen Phasen und nicht in den Phasen selbst.

Praktische Ansätze, mit denen Teams die Kontrolle behalten

• Rückwärts ab der Produktionsfrist planen. Legen Sie Zieltermine für den Abschluss der Erfassung, der Verarbeitung und der Überprüfung fest und verfolgen Sie diese wöchentlich.

• Führen Sie ein einziges, verbindliches Protokoll zum Projektumfang. Identitätsträger, Datumsbereiche, Datenquellen und Suchbegriffe ändern sich im Laufe eines Falls. Wenn diese Informationen in E-Mail-Verläufen verstreut sind, kennt niemand den aktuellen Stand.

• Dokumentieren Sie Selektionsentscheidungen direkt bei der Durchführung. Deduplizierung, Datums- und Domainfilter sowie die Auswahl von Suchbegriffen sind Fragen, die Sie unter Umständen später beantworten müssen.

• Erstellen Sie das Codierungshandbuch vor Beginn der Überprüfung und halten Sie die Anzahl der Problem-Codes so gering, dass die Prüfer sie einheitlich anwenden können.

• Integrieren Sie die Qualitätskontrolle von Anfang an, anstatt sie erst am Ende anzuhängen. Die stichprobenartige Überprüfung von Chargen während des Prozesses deckt einen falsch verstandenen Code bereits bei den ersten tausend Dokumenten auf und nicht erst bei den letzten.

• Protokollieren Sie Übergaben. Wer hat welches Datenvolumen wann geladen und wie hoch war die Anzahl der Dokumente vor und nach dem Vorgang?

Automatisierung bewährt sich vor allem an den Stellen mit dem höchsten manuellen Aufwand: bei der Priorisierung der Dokumente, die zuerst gesichtet werden müssen, beim Zusammenführen von Beinahe-Duplikaten und E-Mail-Verläufen sowie bei der Durchführung einer konsistenten ersten Sichtung, damit Juristen ihre Zeit für die Dokumente aufwenden, auf die es tatsächlich ankommt.

Zusätzliche Informationen: Der Ultimate AI-Powered eDiscovery Workflow Automation Guide geht näher auf die Automatisierung dieser Schritte ein.

Claira ist eine KI-gestützte eDiscovery-Plattform für die Dokumentenprüfung in großem Umfang. Sie können eine Demo buchen, um zu sehen, wie sie sich in einen solchen Workflow einfügt.