Die Fallgrößen wachsen stetig. Ihre Prüfungskapazitäten sollten das auch.

Jedes Jahr landen die Fälle auf Ihrem Tisch mit einer größeren Menge an angehängten Daten. E-Mails sind nach wie vor das Rückgrat der Kommunikation, stehen heute jedoch neben Chat-Verläufen, Kollaborationsplattformen, mobilen Nachrichten, freigegebenen Laufwerken und KI-Chat-Protokollen. Die Anzahl der Dateninhaber (Custodians) hat sich nicht vervielfacht. Die Zahl der Anwälte ebenfalls nicht. Wohl aber die Datenmenge. Wenn Ihre Review-Kapazität stagniert, während die durchschnittliche Fallgröße steigt, muss etwas nachgeben – und das sind in der Regel Ihre Zeitpläne, Ihr Budget oder die Tiefe Ihrer Überprüfung.

In einigen Bereichen der Branche besteht die Neigung, dies als eine Geschichte über das Ersetzen von Anwälten darzustellen. Wir glauben, dass diese Sichtweise völlig am Kern vorbeigeht. Das Problem ist nicht, dass juristische Teams zu viele Mitarbeiter haben. Das Problem ist, dass das Volumen der offenlegungspflichtigen Daten schneller wächst, als jedes menschliche Team sie lesen kann. Die praktische Antwort darauf ist eine entsprechende Steigerung der Datenmenge, die gleichzeitig überprüft werden kann – gesteuert durch dieselben Anwälte.

Die Volumenkurve kennt nur eine Richtung

Unternehmen erzeugen jedes Jahr mehr Daten als im Vorjahr, und nur ein Bruchteil davon wird jemals gelöscht. Kommt es zu einem Rechtsstreit, wird diese gesamte Ansammlung potenziell offenlegungspflichtig. Ein Fall, der vor einem Jahrzehnt noch fünfzigtausend Dokumente hervorgebracht hätte, kann heute problemlos mehrere hunderttausend Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen und in diversen Formaten umfassen.

Die Folgen zeigen sich überall in Ihrer Praxis. Die Datenaufbereitung dauert länger. Selektionsentscheidungen (Culling) bergen ein höheres Risiko, da die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen gesucht wird. Die erste Sichtungsrunde zieht sich von Wochen hin zu Monaten. Und die Wirtschaftlichkeit lässt sich immer schwerer rechtfertigen, da Mandanten sehen, dass der größte Posten auf der Rechnung wächst, während die zugrundeliegenden Rechtsfragen dieselben bleiben.

Gerichte haben mit Verhältnismäßigkeitsregelungen reagiert, was in Einzelfällen hilft. Doch die Verhältnismäßigkeit schränkt lediglich den Umfang dessen ein, was Sie überprüfen müssen. Sie ändert nichts an der Tatsache, dass die verbleibende Datenmenge kontinuierlich wächst. Wir haben diese historische Entwicklung, von Bates-Stempeln über TAR bis hin zu modernen KI-gestützten Reviews, in unserem Artikel über das Zukunftssichern von eDiscovery näher beleuchtet. Das Muster in dieser Geschichte ist beständig: Jede neue Tool-Generation entstand, weil die Datenmengen die Methoden der Vorgängergeneration überholten.

Mehr Prüfer einzusetzen ist eine lineare Antwort auf ein exponentielles Problem

Die traditionelle Reaktion auf einen größeren Fall ist ein größeres Review-Team. Es werden externe Prüfer hinzugezogen, Schichten eingeführt und Zeitpläne verlängert. Das funktioniert zwar, skaliert jedoch linear und verliert mit zunehmender Größe an Qualität. Zwanzig Prüfer wenden zwanzig leicht unterschiedliche Maßstäbe an. Der Aufwand für die Qualitätskontrolle steigt mit der Mitarbeiterzahl. Die Einarbeitungszeit geht von dem Zeitbudget ab, das Sie eigentlich einsparen wollten. Und wenn der Fall abgeschlossen ist, verschwindet die Kapazität wieder, sodass der Zyklus beim nächsten großen Fall von vorn beginnt.

Zudem gibt es eine Obergrenze, die nichts mit dem Budget zu tun hat. Ein menschlicher Prüfer trifft pro Tag eine begrenzte Anzahl sorgfältiger Entscheidungen, und diese Zahl hat sich seit den Zeiten, in denen Dokumente in Aktenkartons geprüft wurden, nicht verändert. Wenn sich die Fallgrößen verdoppeln und die Entscheidungsrate pro Prüfer konstant bleibt, sind die einzigen verbleibenden linearen Hebel mehr Personal oder mehr Zeit. Beides können sich die meisten Mandanten nicht leisten.

Durchsatz skalieren, Urteilsvermögen beibehalten

Die Alternative besteht darin, den Umfang dessen zu verändern, was jeder einzelne Prüfer überwacht, anstatt die Anzahl der Prüfer zu erhöhen. Ein KI-gestütztes Review innerhalb Ihrer bestehenden Plattform ermöglicht es einem kleinen Team, die Sichtung sehr großer Dokumentenmengen zu steuern und gleichzeitig jede Entscheidung, die tatsächliches juristisches Urteil erfordert, in den eigenen Händen zu behalten.

So arbeitet Claira innerhalb von Nuix Discover. Ihr Team definiert die Kriterien – sei es Relevanz, Anwaltsgeheimnis, Issue-Tags oder objektive Codierungsfelder. Claira wendet diese Kriterien auf den gesamten Datensatz an und schreibt die Ergebnisse samt Begründung direkt in Ihre bestehenden Nuix-Discover-Felder. Ein Bulk-Scan kann Tausende von Dokumenten in einem Durchgang verarbeiten. Damit ist die zeitliche Begrenzung eines Reviews nicht mehr davon abhängig, wie schnell Menschen lesen können. Sie hängt vielmehr davon ab, wie präzise Ihr Team Kriterien definieren, Stichproben auswerten und auf die Ergebnisse reagieren kann.

Achten Sie darauf, was in diesem Workflow in menschlicher Hand bleibt: Anwälte bestimmen die Kriterien. Anwälte prüfen Grenzfälle und validieren Stichproben der maschinellen Arbeit. Anwälte treffen jede Entscheidung bezüglich der Herausgabe und des Anwaltsgeheimnisses. Die KI steuert den Lesedurchsatz bei – genau die Ressource, die durch das exponentielle Datenwachstum aufgezehrt wurde. Ihr zehnköpfiges Team schrumpft dadurch nicht auf fünf Personen. Es bleibt ein zehnköpfiges Team, das nun jedoch problemlos einen Fall bearbeiten kann, der dreimal so groß ist wie der größte Fall des Vorjahres.

Was eine erhöhte Kapazität in der Praxis verändert

Wenn die Review-Kapazität mit der Fallgröße wächst, nimmt dies spürbar Druck aus vielen Bereichen. Sie können einen größeren Teil des Datensatzes prüfen, anstatt aggressiv zu filtern und darauf zu hoffen, dass die Suchbegriffe präzise genug waren. Die erste Fallbewertung (Early Case Assessment) erfolgt tatsächlich frühzeitig, da eine erste Sichtung des gesamten Datensatzes nur noch Tage statt Monate dauert. Festpreisvereinbarungen sind kein unkalkulierbares Risiko bezüglich der Dokumentenanzahl mehr. Und die Arbeitszeit Ihres Teams verlagert sich auf die Analyse und Strategieentwicklung, für die Mandanten Sie tatsächlich bezahlen.

Auch im Hinblick auf die Argumentationskonsistenz und Rechtssicherheit (Defensibility) ergeben sich Vorteile. Ein einheitliches Kriterium, das gleichmäßig auf den gesamten Datensatz angewendet wird – inklusive einer dokumentierten Begründung für jede Entscheidung und menschlicher Validierung der Ergebnisse –, lässt sich wesentlich leichter erklären und verteidigen als die summierten Entscheidungen eines großen, temporären Teams unter Zeitdruck. Das Audit-Protokoll verbleibt direkt in Ihrer Review-Plattform, direkt bei den Dokumenten, wo es hingehört.

Nichts davon erfordert die Abkehr von Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Die Daten bleiben in Nuix Discover. Die Felder, Suchen und Workflows, mit denen Ihr Team vertraut ist, funktionieren weiterhin. Der Unterschied besteht darin, dass der darunter liegende Leseprozess nicht mehr durch die menschliche Lesegeschwindigkeit limitiert ist.

Mit der Kurve wachsen

Das Datenwachstum ist kein vorübergehendes Phänomen, das die Branche einfach aussitzen kann. Die durchschnittlichen Fallgrößen werden in fünf Jahren größer sein als heute, und die Teams, die sie prüfen, werden nicht im gleichen Maße wachsen. Kanzleien, die diese Zukunft erfolgreich meistern, werden diejenigen sein, deren Review-Kapazität mit der Kurve wächst und nicht gegen sie ankämpft.

Das ist die Position, die jedes Prozessrechtsteam anstreben sollte. Nicht weniger Anwälte und auch keine Anwälte, die noch längere Nachtschichten einlegen, sondern dieselben Experten, die pro Fall eine weitaus größere Menge an geprüften Daten steuern, als dies zuvor möglich war. Wenn Sie sehen möchten, wie das bei Dokumenten aus einem echten Fall aussieht, können Sie eine 15-minütige Demo buchen und einen Bulk-Review-Durchlauf in Nuix Discover von Anfang bis Ende miterleben.

Die Volumenkurve wird nicht flacher werden. Ihre Kapazität kann es.