So wählen Sie die passende KI-gestützte Workflow-Automatisierung für eDiscovery aus

Jeder Anbieter im Bereich eDiscovery behauptet mittlerweile, eine KI-gestützte Workflow-Automatisierung anzubieten, und die meisten von ihnen sagen im engeren Sinne auch die Wahrheit. Deduplizierung, die Erkennung von Fast-Duplikaten und E-Mail-Threading sind seit Jahren automatisiert. Was sich geändert hat, ist die Reichweite der Automatisierung: Sie erstreckt sich nun auf das tatsächliche Lesen und Codieren von Dokumenten – also auf den Teil des Workflows, der früher bei jedem Schritt eine Person erforderte. Dieser Wandel ist real, bedeutet aber auch, dass der Begriff „Workflow-Automatisierung“ heute eine viel breitere Palette von Tools abdeckt als früher, und nicht alle lösen dasselbe Problem. Die Wahl des richtigen Tools setzt voraus, dass Sie wissen, was Sie tatsächlich automatisieren und wofür Sie weiterhin einen Anwalt benötigen.

Was Workflow-Automatisierung tatsächlich abdeckt

Es ist hilfreich, zwei Ebenen zu unterscheiden. Die erste Ebene ist die logistische Automatisierung: das Einlesen von Daten, das Deduplizieren von Dateien, das Anwenden von Suchbegriffen und das Weiterleiten von Dokumenten in Review-Batches. Nahezu jede größere Plattform, einschließlich Nuix Discover, beherrscht diese Ebene seit langem hervorragend. Die zweite Ebene ist die Automatisierung von Bewertungen: die Entscheidung, ob ein Dokument relevant, privilegiert oder für eine bestimmte Anfrage von Bedeutung ist, und zwar konsistent über einen Bestand hinweg, der in die Hunderttausende von Dokumenten gehen kann. Dies ist die Ebene, die generative KI neu erschlossen hat, und es ist auch die Ebene, auf der sich die Anbieter am meisten unterscheiden.

Wenn Sie ein Tool evaluieren, das als KI-gestützte Workflow-Automatisierung beschrieben wird, fragen Sie, welche Ebene es tatsächlich betrifft. Eine Plattform, die das Einlesen und Weiterleiten automatisiert, aber immer noch ein Team erfordert, das jedes Dokument manuell liest, hat die Lücke, die für Ihren Zeitplan und Ihr Budget am wichtigsten ist, nicht geschlossen. Wir haben diesen Unterschied in unserem Leitfaden für einen vollständigen automatisierten Workflow in Nuix Discover genauer erläutert, und es lohnt sich, diesen noch einmal zu lesen, bevor Sie eine engere Auswahl an Anbietern treffen, da sich das logistische Potenzial und die automatische Bewertung meist dort entscheiden, wo die echten Kosteneinsparungen liegen oder verloren gehen.

Passen Sie das Tool an das tatsächliche Wachstum Ihres Falls an

Die Fallgröße ist selten statisch, und die richtige Workflow-Automatisierung sollte sich so skalieren lassen, wie es Ihr Fall erfordert. Ein Tool, das auf die Überprüfung einzelner Dokumente ausgelegt ist (bei der ein Prüfer eine Datei öffnet, liest und codiert), funktioniert bei kleinen Datenbeständen gut, wird aber ab einigen tausend Dokumenten zum Nadelöhr. Die Funktion des Massenscans (Bulk Scan), bei der die KI eine gesamte Dokumentenmenge in einem einzigen Durchgang anhand eines definierten Standards verarbeitet, verändert Ihren Zeitplan bei größeren Angelegenheiten entscheidend. Wenn Sie damit rechnen, dass ein Fall über die Größe hinauswächst, die Sie innerhalb Ihrer Frist manuell prüfen können, sollten Sie Plattformen bevorzugen, die sowohl für die Einzelprüfung als auch für die Massenverarbeitung ausgelegt sind, damit Sie nicht mitten im Fall das Tool wechseln müssen.

Sie sollten auch fragen, wie das Tool mit Kontext umgeht. Ein Prüfer, der die Schriftsätze gelesen hat, die Ansprüche versteht und weiß, welche Custodians wichtig sind, wird Dokumente präziser codieren als jemand, der mit einer bloßen Liste von Anweisungen arbeitet. Die KI-Prüfung funktioniert genauso. Tools, bei denen Sie vor dem Scannen Hintergrundinformationen zum Fall (auch Fallkontext genannt) eingeben können, liefern in der Regel konsistentere Ergebnisse als solche, die jedes Dokument als isolierte Frage ohne umgebende Fakten behandeln. Diese eine Funktion macht oft den Unterschied aus zwischen einem KI-Tool, das nachträglich mühsam korrigiert werden muss, und einem Tool, dem Ihr Team tatsächlich vertrauen kann.

Rechtssicherheit muss von Anfang an integriert, nicht nachträglich aufgesetzt sein

Jede Automatisierung, die Sie für die Überprüfung einführen, muss der Überprüfung durch die Gegenseite und, falls es hart auf hart kommt, durch einen Richter standhalten. Das bedeutet, dass das Tool eine klare, exportierbare Aufzeichnung darüber benötigt, welcher Standard angewendet wurde, welche Dokumente gescannt wurden und zu welchem Ergebnis die KI gelangt ist, zusammen mit einem Mechanismus, mit dem ein menschlicher Prüfer dieses Ergebnis kontrollieren und korrigieren kann, bevor es Teil Ihrer Produktion wird. Die Richtlinien der Sedona Conference für rechtssichere Review-Prozesse gelten für den Review mit generativer KI in gleicher Weise wie für frühere Predictive-Coding-Tools: Der Prozess ist ebenso wichtig wie das Ergebnis.

Achten Sie besonders darauf, wie eine Plattform mit Abweichungen zwischen der KI und Ihren Prüfern umgeht. Ein Tool, das eine KI-Entscheidung ohne eine einfache Möglichkeit zur manuellen Korrektur bestehen lässt, ist nichts, worauf Sie sich bei Entscheidungen über das Anwaltsgeheimnis (Privilege) verlassen wollen. Ein Tool, das jede manuelle Änderung protokolliert, die Genauigkeit im Laufe der Zeit nachverfolgt und es Ihnen ermöglicht, Prompts anzupassen, je mehr Sie über den Fall erfahren, bietet Ihrem Team eine nachvollziehbare Dokumentation und einen Mechanismus, um die Ergebnisse im Verlauf des Verfahrens tatsächlich zu verbessern.

Wo die Automatisierung enden sollte

Egal wie leistungsfähig ein Tool ist, bestimmte Entscheidungen gehören in die Hände Ihrer Anwälte. Die endgültige Feststellung des Anwaltsgeheimnisses, die Discovery-Strategie und die Frage, wie sich ein Dokument in Ihre Falltheorie einfügt, sollten Sie keinem automatisierten System übertragen, ganz gleich, wie gut es bei der Relevanzprüfung und objektiven Codierung abschneidet. Die Workflows, die sich lohnen, sind diejenigen, die diese Grenze explizit ziehen, anstatt sie zu verwischen. Die objektive Codierung, bei der die KI Daten, Autoren und Dokumententypen extrahiert, ist ein guter Kandidat für eine vollständige Automatisierung, da das Ergebnis überprüfbar ist und das Risiko bei Fehlern gering ist. Die Feststellung des Anwaltsgeheimnisses ist dies nicht, und das richtige Tool wird diese Entscheidungen an eine Person weiterleiten, anstatt automatisch ein Label zu vergeben.

Hier sollten Sie sich auch genau ansehen, wie ein Anbieter seinen eigenen Workflow dokumentiert. Clairas Übersicht darüber, was die Plattform leisten kann und was nicht, stellt Einzelprüfung, Massenscan, Multi-Code und Fallkontext den jeweils unterstützten Ergebnissen gegenüber. Eine solche Ressource ist ein nützliches Modell für die Bewertung jedes Anbieters, nicht nur von Claira. Wenn ein Anbieter nicht klar erklären kann, wo seine Automatisierung aufhört und das menschliche Urteilsvermögen beginnt, ist das an sich schon ein Signal, das man ernst nehmen sollte.

Erstellung Ihrer engeren Auswahl

Sobald Sie wissen, welche Ebene der Automatisierung Sie benötigen und wo Sie die menschlichen Kontrollpunkte ansetzen wollen, wird die Bewertung konkreter. Bitten Sie jeden Anbieter, Ihnen einen Massenscan an einem Beispieldatensatz aus einem echten Fall zu zeigen, nicht an einem vorbereiteten Demo-Datensatz. Fragen Sie, wie der Fallkontext eingerichtet wird und wie lange das dauert. Fragen Sie, was passiert, wenn ein Prüfer mit der KI nicht übereinstimmt, und ob diese Abweichung an einer Stelle protokolliert wird, die Sie später vorlegen können. Fragen Sie, ob sich das Tool in die Plattform integrieren lässt, die Sie bereits nutzen, da die Migration eines gesamten Review-Bestands in eine neue Umgebung zusätzliche Kosten und Risiken mit sich bringt, die die Vorteile der Automatisierung oft wieder aufheben.

Die richtige Workflow-Automatisierung ist nicht diejenige mit der längsten Liste an Funktionen. Es ist diejenige, die genau die Lücke schließt, die Ihr Team hat, ohne von Ihnen zu verlangen, die für Ihre Fälle erforderliche Kontrolle aufzugeben. Wenn Sie sehen möchten, wie sich dies in einem realen Fall verhält, vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Team, und wir gehen das Ganze anhand Ihres eigenen Dokumentenbestands durch.