Por que os gerentes de suporte a litígios canadenses devem parar de terceirizar a revisão de primeiro nível

Durante anos, o reflexo padrão diante de uma grande revisão de documentos foi mandá-la para fora. Quando um caso gera centenas de milhares de documentos, o gerente de suporte a litígios liga para um provedor de revisão gerenciada, um painel de revisores terceirizados é montado e a revisão de primeiro nível acontece em algum lugar fora do escritório. O arranjo fazia sentido quando a revisão de primeiro nível significava salas cheias de pessoas lendo documentos um a um. Nenhuma equipe interna conseguia absorver esse volume, então o volume ia para outro lugar. Agora vale a pena reexaminar essa premissa. Quando uma IA supervisionada consegue assumir a maior parte da revisão de primeiro nível dentro da plataforma que seu escritório já utiliza, os argumentos a favor da terceirização ficam muito mais fracos. Este artigo defende manter internamente a revisão de primeiro nível e a codificação objetiva, e foi escrito para os gerentes de suporte a litígios canadenses que são responsáveis por essa decisão.

Refaça as contas antes de assinar o próximo contrato de revisão

A revisão terceirizada é precificada de maneiras que se acumulam silenciosamente. Você paga por hora de revisor ou por documento, paga taxas de gerenciamento de projeto por cima disso e, muitas vezes, paga de novo por uma nova revisão quando a revisão de primeiro nível volta irregular. Esses custos crescem diretamente com o volume, o que significa que os maiores casos, aqueles em que o orçamento já está sob pressão, são justamente aqueles em que a terceirização custa mais. Trazer o trabalho para dentro muda a economia unitária de forma fundamental. Quando a Claira executa um Bulk Scan dentro do Nuix Discover, o custo marginal de revisar mais um documento é uma pequena fração de uma hora humana, e ele não sobe porque um fornecedor aplicou uma margem. Este não é um argumento para tirar as pessoas da revisão. É um argumento para direcionar suas caras horas humanas para onde elas geram mais valor, que é o julgamento nos casos duvidosos, e não a triagem do material óbvio. O dinheiro que você enviava a um fornecedor fica no escritório, e uma parte significativa dele simplesmente deixa de ser gasta. Há também custos menos visíveis. Coordenar um painel externo consome tempo de gestão, o prazo de entrega depende da fila de outra pessoa e cada problema de qualidade vira uma negociação, e não uma correção que você controla. Esses atritos raramente aparecem na fatura, mas os gerentes de suporte a litígios os sentem a cada prazo.

O conhecimento institucional que você está entregando a um fornecedor

Toda revisão ensina algo à sua equipe sobre o caso. Os revisores aprendem quais custodiantes importam, como os principais envolvidos se comunicam, onde se concentram os riscos de sigilo profissional (privilégio) e o que os documentos revelam sobre a história por trás do caso. Quando você terceiriza a revisão de primeiro nível, esse aprendizado conquistado a duras penas sai pela porta junto com o fornecedor quando o contrato termina. Seu escritório paga pela formação e um terceiro fica com o formando. Mantenha a revisão de primeiro nível internamente e o conhecimento se acumula, em vez de evaporar. Os paralegais e especialistas em suporte a litígios que codificam os documentos se tornam as pessoas que realmente entendem o acervo documental, e esse entendimento se estende aos depoimentos, às petições e ao próximo caso que seu escritório conduzir. A terceirização interrompe esse efeito cumulativo toda vez, porque cada novo contrato recomeça o aprendizado do zero com pessoas que nunca viram seus casos. Defendemos um argumento muito próximo quando dissemos que você deveria dar IA dentro do Nuix à sua equipe de suporte a litígios, e o princípio vale aqui também. Uma equipe em que você investe é um ativo que se valoriza. Um fornecedor que você aluga é um custo que se repete.

A defensabilidade é mais fácil quando você controla o processo

Advogados da parte contrária e tribunais querem cada vez mais saber como uma revisão foi efetivamente conduzida. Uma resposta defensável exige um registro claro dos critérios aplicados, das decisões tomadas e do raciocínio por trás de cada uma. Esse registro é mais difícil de montar quando a revisão de primeiro nível aconteceu dentro do ambiente de um fornecedor, sob um processo que sua equipe não desenhou e não consegue inspecionar por completo. Quando a revisão é executada dentro do Nuix Discover, em uma infraestrutura que seu escritório já controla, você detém a trilha de auditoria diretamente. A Claira produz uma justificativa por escrito para cada decisão e cita o trecho do documento em que se baseou, para que o revisor possa confirmar o raciocínio em vez de confiar em um resultado opaco. Se o trecho citado não estiver no documento, a resposta está errada e você percebe isso imediatamente. As expectativas canadenses de proporcionalidade e cooperação recompensam exatamente esse tipo de transparência. Manter a revisão de primeiro nível internamente não é apenas mais barato. Coloca você em uma posição mais forte no momento em que alguém pedir que explique sua metodologia.

O que realmente muda quando a IA assume a maior parte

A objeção à revisão interna sempre foi a capacidade. Uma equipe enxuta de suporte a litígios não consegue ler um milhão de documentos manualmente, então o trabalho é enviado para fora. A IA elimina essa limitação sem eliminar as pessoas que importam. A Claira revisa cada documento do conjunto com base nos seus critérios de codificação, cuida da codificação objetiva, como datas, autores, destinatários e tipos de documento, e destaca os documentos que realmente precisam de atenção humana. Seus revisores deixam de passar horas com material claramente não responsivo e passam a dedicá-las às decisões de julgamento que de fato fazem o caso avançar. O Case Context permite que você forneça à Claira o contexto do caso, para que a revisão permaneça consistente com a forma como sua equipe enquadra as questões, do primeiro ao último documento. O resultado é uma revisão de primeiro nível que escala como um projeto terceirizado, mas permanece dentro de casa, na sua plataforma e sob sua supervisão o tempo todo. A supervisão é a parte que não muda, e isso é intencional. Um revisor ainda define os critérios, ainda verifica amostras do resultado e ainda dá a palavra final sobre os documentos que envolvem risco. O que muda é a proporção. Em vez de um grande painel lendo tudo, uma equipe menor supervisiona um sistema que lê tudo e mostra seu trabalho.

Por onde começar

Você não precisa levar todos os casos para dentro de casa de uma só vez, e nem deveria tentar. Escolha um único caso, de preferência um cujo volume normalmente desencadearia uma decisão de terceirização, e execute a revisão de primeiro nível com a Claira dentro do Nuix Discover. Depois compare os números reais: o custo, o prazo de entrega e a qualidade do registro em relação ao que o fornecedor teria entregado para o mesmo caso. A maioria dos gerentes de suporte a litígios se surpreende com a rapidez com que essa comparação resolve a questão. Se quiser ajuda para planejar essa primeira execução, você pode agendar uma sessão de trabalho conosco e vamos repassar a configuração com sua equipe. A próxima grande revisão já está a caminho da sua mesa. A única questão real é se seu escritório vai reter o que aprender com ela ou pagar alguém para aprender por você.