Comment gérez-vous un flux de travail d'eDiscovery ?

La gestion d'un flux de travail d'eDiscovery consiste principalement à rendre visible et reproductible une série de transferts. Les étapes elles-mêmes sont bien établies — le modèle de référence EDRM les divise en identification, préservation, collecte, traitement, examen et analyse, et production — et la plupart des difficultés proviennent des écarts entre ces étapes plutôt que des étapes elles-mêmes.

Moyens pratiques pour les équipes de garder le contrôle

• Travailler à rebours à partir de la date limite de production. Fixez des dates cibles pour la fin de la collecte, la fin du traitement et la fin de l'examen, puis effectuez un suivi hebdomadaire.

• Tenir un seul registre de portée faisant autorité. Les personnes concernées, les plages de dates, les sources et les termes de recherche évoluent au cours d'une affaire. Si ces informations restent éparpillées dans des fils de discussion par courriel, personne ne connaît la portée exacte en temps réel.

• Documenter les décisions de tri au fur et à mesure. La déduplication, les filtres de dates et de domaines, ainsi que le choix des termes de recherche sont autant de questions auxquelles vous devrez peut-être répondre plus tard.

• Rédiger le manuel de codage avant le début de l'examen, et limiter le nombre de codes d'anomalie afin que les examinateurs les appliquent de manière cohérente.

• Intégrer le contrôle qualité dès le départ plutôt que de l'ajouter à la fin. L'échantillonnage de lots pendant l'examen permet de détecter un code mal compris dès les mille premiers documents plutôt qu'aux derniers.

• Consigner les transferts. Indiquez qui a chargé quel volume, à quel moment, et quels étaient les comptes de documents avant et après.

L'automatisation trouve sa place aux étapes qui comportent le plus de tâches manuelles : prioriser ce qui doit être examiné en premier, regrouper les quasi-doublons et les fils de discussion de courriels, et effectuer un premier tri cohérent pour que les avocats consacrent leur temps aux documents qui comptent vraiment.

Lecture connexe : le Guide ultime de l'automatisation du flux de travail d'eDiscovery grâce à l'IA approfondit l'automatisation de ces étapes.

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