¿Cómo se gestiona un flujo de trabajo de eDiscovery?

Gestionar un flujo de trabajo de eDiscovery consiste, sobre todo, en hacer visibles y repetibles una serie de traspasos. Las etapas en sí están bien establecidas (el modelo de referencia EDRM las divide en identificación, preservación, recopilación, procesamiento, revisión y análisis, y producción), y la mayoría de los problemas surgen en los espacios entre etapas más que en las etapas mismas.

Formas prácticas en que los equipos lo mantienen bajo control

• Planifique hacia atrás desde la fecha límite de producción. Fije fechas objetivo para completar la recopilación, el procesamiento y la revisión, y dé seguimiento semanal a su cumplimiento.
• Mantenga un único registro oficial del alcance. Los custodios, los rangos de fechas, las fuentes y los términos de búsqueda cambian a lo largo de un asunto. Si esa información vive en hilos de correo, nadie sabe cuál es el alcance vigente.
• Documente las decisiones de depuración a medida que las toma. La eliminación de duplicados, los filtros de fecha y dominio, y la elección de términos de búsqueda son preguntas que quizás tenga que responder más adelante.
• Redacte el manual de codificación antes de que comience la revisión, y mantenga los códigos de tema en un número lo bastante reducido para que los revisores los apliquen de forma coherente.
• Integre el control de calidad desde el principio en lugar de añadirlo al final. El muestreo de lotes durante la revisión detecta un código mal entendido en los primeros mil documentos, no en los últimos.
• Registre los traspasos. Quién cargó cada volumen, cuándo, y cuántos documentos había antes y después.

La automatización se justifica en los puntos con mayor carga manual: priorizar lo que se examina primero, agrupar casi duplicados e hilos de correo, y realizar una revisión de primer nivel coherente para que los abogados dediquen su tiempo a los documentos que realmente importan.

Lectura relacionada: la Guía definitiva de automatización del flujo de trabajo de eDiscovery con IA profundiza en la automatización de estos pasos.

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